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Saber planificar y priorizar

Para organizar nuestro tiempo de forma eficaz en el trabajo deberemos, destinar unos minutos al día a la planificación de nuestra propia agenda. De esta forma seremos nosotros los gestores de nuestro tiempo, no las circunstancias o los imprevistos sin importancia.

En primer lugar, debemos listar las tareas que debemos realizar y, acto seguido, determinar qué acciones o tareas son las más importantes y las más urgentes:

Saber planificar y priorizar
  • IMPORTANTES: tareas o actividades que inciden de alguna forma en las áreas estratégicas de la empresa, en los objetivos, en los costes o en los ingresos.
  • URGENTES: tareas o actividades que deben realizarse en un plazo muy breve de tiempo o, de lo contrario, habrá un impacto significativo o no.

En esta etapa, sobre todo al principio, necesitarás consultar a tu jefe inmediato. Él tiene mayor visibilidad y podrá orientarte y determinar qué tareas son prioritarias para el departamento.

A continuación, planifica cómo realizar las tareas que habéis definido como IMPORTANTES y URGENTES y, si te es posible, las tareas IMPORTANTES aunque no sean urgentes.

Asigna un tiempo máximo para cada actividad, con la finalidad de que no estemos más tiempo del necesario, restando tiempo a otras que sí lo son. Determina asimismo qué otros recursos necesitas para realizar correctamente la tarea y si necesitas la ayuda o la implicación de otras personas o departamentos. Infórmales lo antes posible para que te confirmen su disponibilidad y puedan organizarse ellos también.

Para ser eficaz, debes aprender a decir NO a tareas que no son importantes o que pueden realizar otras personas (delegar) y elimina de tu agenda a todos los ladrones de tiempo.

Revisa regularmente tu agenda para comprobar tu avance respecto a los objetivos que te habías propuesto y, si es necesario, re-planifica tus tareas.


Fuentes: Universia

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